Van aanvraag naar offerte en factuur zonder onnodig handwerk
Zo maken we jouw offerteproces slimmer
Een offerte maken bestaat vaak uit dezelfde handelingen: gegevens verzamelen, producten toevoegen, prijzen controleren, documenten opmaken en opvolgen. We verbinden deze stappen met jouw CRM en automatiseren wat volgens vaste regels kan. Daarbij werken we vanuit drie vaste pijlers: maatwerk, proactiviteit en organisatieadvies.
Maatwerk
Geen bedrijf calculeert of factureert op dezelfde manier. Daarom stemmen we templates, prijsregels, kortingen, productinformatie, goedkeuringsmomenten en workflows af op jouw commerciële proces. Zo sluit de automatisering aan op de manier waarop jouw organisatie daadwerkelijk werkt.
Proactiviteit
Het systeem houdt bij welke offertes nog openstaan en wanneer vervolgactie nodig is. Automatische herinneringen, interne taken en statussen zorgen ervoor dat verkopers sneller kunnen handelen en kansrijke offertes niet onnodig blijven liggen.
Organisatieadvies
We kijken naar het volledige traject van aanvraag tot betaling. Daarbij bepalen we welke stappen automatisch kunnen verlopen, waar menselijke controle nodig blijft en hoe CRM, administratie en eventuele boekhoudsoftware logisch met elkaar worden verbonden.
Van aanvraag tot betaling in één slimme workflow
We richten het proces zo in dat informatie maar één keer hoeft te worden vastgelegd. Vanuit het CRM kan deze vervolgens worden gebruikt voor offertes, opvolging, akkoord, facturatie en verdere administratie.
AI Offertegeneratie
Maak sneller een complete offerte
Op basis van klantgegevens, de aanvraag en informatie uit het CRM kan automatisch een conceptofferte worden opgebouwd. Producten, diensten en relevante omschrijvingen worden verwerkt volgens vooraf ingestelde templates en regels.
Prijs- & productlogica
Werk altijd vanuit de juiste afspraken
We koppelen prijslijsten, producten, tarieven, kortingen en commerciële voorwaarden aan het proces. Zo werkt de automatisering met jouw bestaande prijsstructuur en worden bedragen niet willekeurig door AI bepaald.
Automatische offerteopvolging
Laat geen voorstel onbeantwoord liggen
Na verzending wordt bijgehouden welke offertes nog openstaan. Op vooraf bepaalde momenten kunnen automatisch herinneringen worden verstuurd of taken voor sales worden aangemaakt.
Digitaal akkoord & CRM-status
Van akkoord direct naar de volgende stap
Wanneer een klant akkoord geeft, kan de status automatisch worden bijgewerkt en kunnen vervolgacties worden gestart. Denk aan een interne opdracht, projectstart, orderbevestiging of voorbereiding van de factuur.
Automatische facturatie
Zet akkoord of levering om in een factuur
Facturen kunnen op basis van ingestelde triggers worden voorbereid of aangemaakt, bijvoorbeeld na akkoord, levering of het behalen van een projectfase. Klant- en ordergegevens worden automatisch meegenomen.
Betaling & administratie
Houd grip op openstaande bedragen
We kunnen factuurstatussen koppelen aan het CRM en workflows starten bij openstaande betalingen. Zo krijgt jouw team sneller inzicht in betaalstatussen en kunnen passende herinneringen automatisch worden voorbereid of verstuurd.
Van handmatig calculeren naar een gestroomlijnd offerteproces
Een installatiebedrijf maakte wekelijks tientallen offertes met gegevens uit verschillende systemen. Door klant-, product- en prijsinformatie samen te brengen in het CRM, konden automatisch conceptoffertes worden gegenereerd en na digitaal akkoord direct worden klaargezet voor facturatie.
Sneller offreren met minder administratieve handelingen
Door terugkerende stappen te automatiseren konden accountmanagers offertes aanzienlijk sneller voorbereiden. Klant- en prijsinformatie hoefde niet langer meerdere keren te worden overgenomen en openstaande offertes werden automatisch opgevolgd.
Hierdoor daalde de administratieve werklast, werden offertes sneller naar klanten verstuurd en ontstond meer overzicht over de volledige route van aanvraag tot factuur.
Meer offertes verwerken in minder tijd
Offertes kosten ons geen halve middag meer
“Voorheen moesten we voor iedere offerte informatie uit verschillende systemen verzamelen en daarna alles opnieuw invoeren voor de administratie. Nu staat het grootste gedeelte automatisch klaar en hoeven onze accountmanagers vooral nog te controleren. Dat scheelt enorm veel tijd.”
– Partner installatiebedrijf
We verbonden CRM, prijsinformatie en documentstromen in één proces. Hierdoor hoefden gegevens nog maar één keer te worden ingevoerd en verliep de route van verkoopkans naar offerte en facturatie veel efficiënter.
Van handmatige administratie naar een verbonden workflow
We bouwen AI Offertes / Facturen rondom jouw bestaande commerciële en administratieve proces. In vijf stappen bepalen we welke werkzaamheden verantwoord kunnen worden geautomatiseerd.
Automatiseer administratie zonder controle over te dragen
Bij Chessfield Marketing combineren we AI, CRM en workflowautomatisering om het traject tussen verkoopkans en betaling efficiënter te maken. Daarbij gebruiken we AI waar flexibiliteit nodig is en vaste bedrijfsregels waar bedragen en administratieve gegevens exact moeten kloppen.
• Offertes automatisch voorbereiden vanuit actuele CRM-data
• Opvolging, akkoord en facturatie met elkaar verbinden
• Minder dubbele invoer en meer overzicht over iedere status
Zo besteedt jouw team minder tijd aan documenten opmaken en gegevens overnemen en blijft er meer tijd over voor klantcontact en commerciële werkzaamheden.
Veelgestelde Vragen
Wil je weten hoe AI kan worden ingezet rondom offertes en facturen? Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over documentgeneratie, prijsberekeningen, controle en koppelingen.
De automatisering gebruikt gegevens uit het CRM, zoals klantinformatie, producten, diensten en eerdere afspraken, om een conceptofferte samen te stellen. AI kan helpen bij bijvoorbeeld omschrijvingen en documentopbouw, terwijl tarieven en voorwaarden vanuit vooraf vastgelegde bedrijfsregels worden gebruikt.
Niet zomaar. We richten het systeem in op basis van jouw prijslijsten, tarieven, kortingsregels en andere commerciële voorwaarden. Hierdoor blijft jouw organisatie bepalen hoe prijzen worden opgebouwd en kan waar gewenst een medewerker een offerte controleren voordat deze wordt verstuurd.
Ja, wanneer jouw proces en gebruikte systemen dit ondersteunen. Een akkoord kan een workflow activeren waarmee bijvoorbeeld een order wordt aangemaakt, een status wordt gewijzigd en een conceptfactuur wordt voorbereid. Facturatie kan ook worden gekoppeld aan levering of specifieke projectfasen.
Dat hangt af van de software en beschikbare koppelingen. We onderzoeken welke systemen jouw organisatie gebruikt en bepalen vervolgens welke gegevens veilig en betrouwbaar tussen CRM, offerteproces en boekhouding kunnen worden uitgewisseld.
Ontvang een Strategie op Maat of Plan een Strategiegesprek
Wil je direct strategisch advies of een concreet plan? Kies hieronder en laat je gegevens achter.
Strategieplan aanvragen
Ontvang een vrijblijvend strategieplan met onze bevindingen en adviezen, afgestemd op jouw niche en groeikansen.
Strategiegesprek aanvragen
In een strategiegesprek bespreken we hoe wij jouw bedrijf kunnen laten groeien en geven we direct strategisch advies.
