Een AI Agent gebouwd rondom jouw organisatie

Niet ieder bedrijfsproces past binnen een standaard AI-oplossing. Met een Maatwerk AI Agent ontwikkelen we een slimme assistent die aansluit op jouw processen, systemen en werkwijze. Van informatie verwerken tot klantcontact en acties uitvoeren: we bouwen een oplossing rondom de werkzaamheden waar jouw organisatie de meeste winst kan behalen.

Zo maken we AI onderdeel van jouw bedrijfsproces

Een Maatwerk AI Agent begint niet bij de technologie, maar bij het proces. We onderzoeken waar medewerkers veel tijd verliezen, welke werkzaamheden steeds terugkomen en waar informatie handmatig tussen systemen wordt verwerkt. Vervolgens bouwen we een agent die deze werkzaamheden zelfstandig kan ondersteunen of uitvoeren. Daarbij werken we vanuit drie vaste pijlers: maatwerk, proactiviteit en organisatieadvies.

Maatwerk

Iedere agent wordt ingericht rondom een specifieke uitdaging binnen jouw organisatie. We bepalen welke informatie de AI mag gebruiken, welke taken zelfstandig kunnen worden uitgevoerd en wanneer menselijke controle nodig blijft. Zo ontstaat een oplossing die daadwerkelijk aansluit op jouw dagelijkse werkzaamheden.

Proactiviteit

Een AI Agent hoeft niet te wachten tot een medewerker een opdracht geeft. De agent kan gebeurtenissen herkennen, informatie controleren en automatisch vervolgacties starten. Denk aan het signaleren van een nieuwe aanvraag, ontbrekende informatie of een taak die aandacht nodig heeft.

Organisatieadvies

Niet ieder proces hoeft met AI te worden opgelost. Daarom analyseren we eerst waar automatisering daadwerkelijk tijd, kwaliteit of schaalbaarheid kan opleveren. Vervolgens bepalen we samen welke rol AI, vaste automatiseringen en medewerkers binnen het nieuwe proces krijgen.

Eén AI Agent, volledig afgestemd op jouw proces

Een Maatwerk AI Agent kan verschillende werkzaamheden combineren binnen één workflow. Welke functies nodig zijn, bepalen we volledig op basis van jouw organisatie, systemen en doelstellingen.

Interne AI Assistent

Geef medewerkers direct toegang tot de juiste informatie

De agent kan informatie uit beschikbare bedrijfsbronnen verzamelen en medewerkers ondersteunen bij vragen en werkzaamheden. Zo hoeven zij minder tijd te besteden aan zoeken in documenten, systemen en interne informatie.

Klantcommunicatie

Handel terugkerende klantvragen automatisch af

Een AI Agent kan vragen van klanten interpreteren, relevante informatie ophalen en passende antwoorden geven via bijvoorbeeld chat, e-mail of andere gekoppelde kanalen. Complexe vragen kunnen automatisch worden doorgestuurd naar een medewerker.

Workflowautomatisering

Laat de agent zelfstandig vervolgacties uitvoeren

De agent kan niet alleen informatie geven, maar ook acties starten. Denk aan het aanmaken van taken, aanpassen van statussen, verwerken van aanvragen of doorzetten van werkzaamheden naar de juiste persoon.

Data- & documentverwerking

Zet ongestructureerde informatie om in bruikbare data

De AI kan informatie uit e-mails, formulieren en documenten analyseren en relevante gegevens structureren. Deze informatie kan vervolgens automatisch worden verwerkt binnen het CRM of andere bedrijfssystemen.

Systeemintegraties

Laat jouw bestaande software samenwerken

We koppelen de AI Agent waar mogelijk aan systemen die jouw organisatie al gebruikt. Hierdoor kan informatie tussen bijvoorbeeld CRM, e-mail, agenda, administratie en interne software automatisch worden opgehaald en verwerkt.

Monitoring & Human Handoff

Automatiseer zonder de menselijke controle te verliezen

We bepalen vooraf welke situaties de agent zelfstandig mag afhandelen en wanneer een medewerker moet worden ingeschakeld. Zo blijven uitzonderingen en belangrijke beslissingen altijd op de juiste plek terechtkomen.

Van handmatige aanvraagverwerking naar één slimme AI-workflow

Een technisch dienstverlenend bedrijf ontving dagelijks uitgebreide aanvragen via e-mail en formulieren. We ontwikkelden een Maatwerk AI Agent die deze aanvragen automatisch analyseerde, relevante informatie uitlas, CRM-gegevens controleerde, ontbrekende informatie aanvulde en de aanvraag met een korte samenvatting bij de juiste medewerker klaarzette.

Minder verwerkingstijd en sneller aan de slag met iedere aanvraag

Door het voorbereidende werk door de AI Agent te laten uitvoeren, hoefden medewerkers aanvragen niet langer handmatig uit te lezen en gegevens tussen verschillende systemen over te nemen.

Nieuwe aanvragen werden sneller verwerkt, informatie werd consistenter geregistreerd en medewerkers konden vrijwel direct beginnen met het inhoudelijke werk. Hierdoor ontstond meer capaciteit zonder dat het team hoefde uit te breiden.

Minder administratie, meer tijd voor inhoudelijk werk

Door informatieverwerking, CRM-updates en interne routing samen te brengen in één AI Agent werd een groot deel van het terugkerende proces automatisch uitgevoerd.

De AI Agent neemt precies het werk over waar we tijd verloren

“Onze medewerkers waren iedere dag veel tijd kwijt aan het verwerken en verdelen van nieuwe aanvragen. Nu wordt de belangrijkste informatie automatisch uitgelezen en staat alles direct op de juiste plek klaar. Daardoor kunnen we veel sneller met het daadwerkelijke werk beginnen.”

– Partner technisch dienstverlener

We bouwden een AI Agent rondom het bestaande aanvraagproces en verbonden informatieverwerking, CRM en interne routing. Hierdoor verdween een groot deel van het administratieve voorwerk zonder dat medewerkers de controle over het proces verloren.

Van bedrijfsproces naar werkende AI Agent

Een goede AI Agent begint met begrijpen hoe jouw organisatie werkt. In vijf stappen onderzoeken, ontwikkelen en implementeren we een oplossing die daadwerkelijk onderdeel wordt van het dagelijkse proces.

1

Procesanalyse

We onderzoeken waar tijd verloren gaat, welke werkzaamheden vaak terugkomen en welke systemen binnen het proces worden gebruikt.

2

Use case & taken bepalen

We bepalen welke werkzaamheden de AI Agent uitvoert, welke informatie hiervoor nodig is en waar menselijke controle noodzakelijk blijft.

3

Agent & workflow ontwikkelen

We bouwen de logica, instructies en automatiseringen waarmee de agent informatie verwerkt, beslissingen ondersteunt en acties uitvoert.

4

Systemen koppelen & testen

We verbinden relevante systemen en testen verschillende scenario’s om te controleren of de agent betrouwbaar binnen het proces functioneert.

5

Optimaliseren & uitbreiden

Na implementatie analyseren we het gebruik en de resultaten. Vervolgens verbeteren we de agent en kunnen nieuwe taken of processen worden toegevoegd.

Bouw een AI-oplossing die werk overneemt

Bij Chessfield Marketing combineren we AI, CRM en procesautomatisering om oplossingen te ontwikkelen rondom concrete bedrijfsprocessen. We beginnen daarom niet met de vraag welke AI-technologie we kunnen inzetten, maar met de vraag waar binnen jouw organisatie tijd, capaciteit of commerciële kansen verloren gaan.

• AI Agents ontwikkeld rondom jouw eigen processen
• Koppelingen met bestaande systemen en databronnen
• Duidelijke afspraken over automatisering en menselijke controle

Zo ontstaat geen standaard chatbot, maar een AI Agent die daadwerkelijk onderdeel wordt van jouw organisatie en terugkerende werkzaamheden zelfstandig kan ondersteunen of uitvoeren.

Veelgestelde Vragen

Wil je weten wat een Maatwerk AI Agent binnen jouw organisatie kan betekenen? Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over mogelijkheden, koppelingen, veiligheid en de ontwikkeling van een eigen AI Agent.

Wat kan een Maatwerk AI Agent zelfstandig uitvoeren?

Dat verschilt per organisatie. Een agent kan bijvoorbeeld informatie verwerken, klantvragen beantwoorden, gegevens controleren, CRM-records aanpassen, taken aanmaken of workflows starten. We bepalen vooraf precies welke acties zelfstandig mogen worden uitgevoerd en waar toestemming van een medewerker nodig is.

Hoe bepalen jullie welk proces geschikt is voor een AI Agent?

We kijken vooral naar processen met veel terugkerende werkzaamheden, handmatige informatieverwerking of overdracht tussen verschillende systemen. Vervolgens beoordelen we of AI daadwerkelijk voordeel oplevert en welke delen beter met vaste automatiseringen of menselijke controle kunnen blijven werken.

Kan een AI Agent worden gekoppeld aan onze huidige systemen?

In veel gevallen wel. De mogelijkheden hangen af van de software, beschikbare API’s en toegangsrechten. Tijdens de analyse onderzoeken we welke systemen gekoppeld kunnen worden en welke informatie de agent nodig heeft om zijn taken uit te voeren.

Houd ik controle over wat de AI Agent uitvoert?

Ja. We richten duidelijke grenzen, voorwaarden en escalatiemomenten in. Belangrijke of afwijkende situaties kunnen altijd eerst aan een medewerker worden voorgelegd. Zo automatiseer je waar het veilig en efficiënt kan, terwijl menselijke controle behouden blijft.