Automatiseer terugkerend werk met slimme AI-workflows
Zo maken we jouw processen slimmer
Veel tijd gaat verloren aan kleine handelingen die iedere dag opnieuw worden uitgevoerd. Gegevens overnemen, e-mails verwerken, documenten controleren of taken doorzetten. We brengen deze werkzaamheden samen in slimme workflows waarin automatisering, AI en menselijke controle elkaar aanvullen. Daarbij werken we vanuit drie vaste pijlers: maatwerk, proactiviteit en organisatieadvies.
Maatwerk
Iedere organisatie gebruikt andere software en werkt met andere processen. Daarom bouwen we automatiseringen rondom jouw bestaande werkwijze, systemen en voorwaarden. Zo sluit de workflow aan op jouw organisatie in plaats van dat jouw organisatie zich moet aanpassen aan een standaardoplossing.
Proactiviteit
Automatiseringen kunnen zelfstandig reageren wanneer er iets gebeurt. Een nieuwe aanvraag, ontvangen e-mail of gewijzigd CRM-record kan direct een workflow starten, waardoor werkzaamheden niet blijven liggen totdat iemand ze handmatig oppakt.
Organisatieadvies
Niet ieder proces hoeft volledig geautomatiseerd te worden. We analyseren waar automatisering daadwerkelijk tijd bespaart, fouten voorkomt of overdrachten versnelt en bepalen welke stappen door vaste regels, AI of medewerkers moeten worden uitgevoerd.
Alles voor slimme en verbonden workflows
Van het verwerken van een nieuwe e-mail tot het bijwerken van meerdere systemen: we bouwen workflows die terugkerende handelingen automatiseren en AI inzetten wanneer informatie eerst geïnterpreteerd moet worden.
Workflowautomatisering
Laat terugkerende processen automatisch verlopen
We bouwen workflows waarin een gebeurtenis automatisch verschillende vervolgacties start. Denk aan een nieuwe aanvraag die wordt verwerkt, geregistreerd, toegewezen en opgevolgd zonder dat medewerkers iedere stap handmatig hoeven uit te voeren.
AI E-mailverwerking
Laat inkomende berichten automatisch verwerken
AI kan e-mails analyseren, samenvatten en categoriseren. Vervolgens kan automatisch worden bepaald bij welke klant, afdeling of workflow het bericht hoort en welke vervolgactie nodig is.
Document- & Dataverwerking
Zet documenten automatisch om in bruikbare informatie
We gebruiken AI om relevante gegevens uit documenten, formulieren en andere bestanden te halen. Deze informatie kan vervolgens automatisch worden gestructureerd en verwerkt in bijvoorbeeld CRM, administratie of andere systemen.
Slimme Systeemkoppelingen
Laat jouw software automatisch samenwerken
We koppelen verschillende systemen zodat informatie niet langer handmatig hoeft te worden overgenomen. Denk aan verbindingen tussen CRM, formulieren, e-mail, agenda, projectmanagement, boekhouding en interne databronnen.
AI Beslissingen & Routing
Stuur informatie direct naar de juiste vervolgstap
AI kan binnen vooraf bepaalde kaders beoordelen wat voor type aanvraag, document of bericht is ontvangen. Op basis daarvan kan automatisch de juiste medewerker, status, workflow of vervolgstap worden geselecteerd.
Human-in-the-loop
Automatiseer zonder belangrijke controle te verliezen
Niet iedere situatie hoeft volledig automatisch te worden afgehandeld. Bij belangrijke beslissingen, uitzonderingen of onvoldoende zekerheid kan een workflow automatisch worden gepauzeerd en ter controle aan een medewerker worden aangeboden.
Van handmatige aanvraagverwerking naar één automatische workflow
Een zakelijke dienstverlener ontving dagelijks aanvragen via formulieren en e-mail. Medewerkers controleerden deze handmatig, zochten klantgegevens op, werkten het CRM bij, sloegen documenten op en maakten taken aan voor collega’s.
We bouwden een AI-workflow die aanvragen automatisch analyseerde, gegevens uitleesde, klantinformatie controleerde en het CRM bijwerkte. Documenten werden opgeslagen en de verantwoordelijke medewerker kreeg direct een taak met samenvatting. Alleen bij ontbrekende of onduidelijke informatie was menselijke controle nodig.
Meer aanvragen verwerken met minder administratief werk
Door de terugkerende stappen te automatiseren hoefden medewerkers minder informatie handmatig over te nemen en werden aanvragen direct op dezelfde manier verwerkt.
Hierdoor daalde de verwerkingstijd, nam het aantal administratieve fouten af en konden medewerkers sneller beginnen met de inhoudelijke werkzaamheden. Tegelijkertijd ontstond meer overzicht over de status van iedere aanvraag.
Minder handwerk in iedere aanvraag
Veel kleine handelingen zijn volledig uit ons proces verdwenen
“We waren iedere dag veel tijd kwijt aan informatie overnemen, bestanden opslaan en taken verdelen. Nu gebeurt het grootste gedeelte automatisch zodra een nieuwe aanvraag binnenkomt. Onze medewerkers hoeven vooral nog naar de uitzonderingen te kijken en kunnen veel sneller met het echte werk beginnen.”
– Partner zakelijke dienstverlener
We brachten verschillende losse handelingen samen in één slimme workflow. Daardoor hoefde informatie nog maar één keer binnen te komen en werd deze vervolgens automatisch door de juiste systemen en processen verwerkt.
Van terugkerend handwerk naar een slimme workflow
Een goede automatisering begint met begrijpen waar tijd verloren gaat. In vijf stappen brengen we processen in kaart, bouwen we de workflow en zorgen we dat automatisering betrouwbaar onderdeel wordt van de dagelijkse werkzaamheden.
Laat jouw systemen samenwerken en haal handmatig werk uit processen
Bij Chessfield Marketing combineren we AI, workflowautomatisering en systeemintegraties om terugkerende bedrijfsprocessen slimmer in te richten. We kijken daarbij niet alleen naar losse taken, maar naar de volledige route die informatie binnen jouw organisatie aflegt.
• Automatiseringen gebouwd rondom bestaande bedrijfsprocessen
• AI inzetten waar informatie eerst geïnterpreteerd moet worden
• Systemen en databronnen automatisch met elkaar verbinden
Zo ontstaat een workflow waarin repetitief werk automatisch wordt uitgevoerd en medewerkers zich kunnen richten op werkzaamheden waar kennis, creativiteit en persoonlijk contact nodig zijn.
Veelgestelde Vragen
Wil je weten welke werkzaamheden binnen jouw organisatie met AI kunnen worden geautomatiseerd? Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over workflows, systeemkoppelingen en menselijke controle.
Gewone automatisering werkt voornamelijk met vooraf ingestelde regels en voorwaarden. AI kan daarnaast teksten, documenten en andere ongestructureerde informatie interpreteren. Hierdoor kunnen ook processen worden geautomatiseerd waarbij eerst moet worden begrepen wat voor informatie is ontvangen.
Vooral processen met veel terugkerende handelingen zijn interessant. Denk aan e-mailverwerking, aanvragen, documenten, gegevensinvoer, CRM-updates, taakverdeling en informatieoverdracht tussen verschillende systemen.
In veel gevallen wel. De mogelijkheden hangen af van de software, beschikbare integraties en API’s. Tijdens de analyse brengen we in kaart welke systemen rechtstreeks gekoppeld kunnen worden en waar aanvullende oplossingen nodig zijn.
Ja. We kunnen per workflow bepalen welke stappen volledig automatisch mogen verlopen en waar menselijke goedkeuring nodig is. Bij belangrijke beslissingen, uitzonderingen of onvoldoende zekerheid kan de automatisering automatisch worden gepauzeerd totdat een medewerker controle heeft uitgevoerd.
Ontvang een Strategie op Maat of Plan een Strategiegesprek
Wil je direct strategisch advies of een concreet plan? Kies hieronder en laat je gegevens achter.
Strategieplan aanvragen
Ontvang een vrijblijvend strategieplan met onze bevindingen en adviezen, afgestemd op jouw niche en groeikansen.
Strategiegesprek aanvragen
In een strategiegesprek bespreken we hoe wij jouw bedrijf kunnen laten groeien en geven we direct strategisch advies.
